Organiser un événement professionnel peut paraitre facile. Et pourtant les écueils sont nombreux. Il n'est peut-être pas inutile de rappeler quelques principes - connus de tous avec un peu d’expérience - mais qu'il est si facile de négliger ou d'oublier.

La première condition est de s’y prendre à l’avance ! Il n’est jamais trop tôt pour attaquer le montage d’un événement. Il faut naturellement compter le délai pour avertir le public visé. Il faut compter une année dans le cas d’un Congrès. La première décision importante est donc de fixer la date dans l’année afin que chacun puisse cocher le ou les jours dans son agenda. Et penser à vérifier également la collision éventuelle de cette date avec d'autres événements : les vacances scolaires, un événement sportif d'importance etc.

Le conseil est donc de s’y prendre à l’avance : 3 semaines pour un conférence de presse ou une invitation professionnelle de quelques clients à un événement sportif jusqu’ à 6 mois / 1 an pour une Conférence.
A partir de la date, tout va découler, comme un retro-planning parfait.

Deuxième aspect, il faut bien définir le public invité. Plus il sera homogène, plus votre discours ou les activités que vous allez proposer sera en adéquation. Plus vous allez les satisfaire. Il est, par exemple, déconseillé de mélanger journalistes et clients. Ou clients et fournisseurs.

Puis vous devrez considérer la population invitée en termes de possibilités physiques ou de centres d’intérêts. Pensez en termes d’âge moyen, de position dans l’entreprise, de sexe,… Tout est possible mais il faut être conscient des obstacles.

Souvent, les professionnels parlent d’un fil rouge à défiler pendant tout l’événement. Une idée créative unique et logique qui exprime et devient le message qui restera dans les esprits après. Cela peut être un thème simple comme Caraïbes, Espagne ou Aventure, Sport pour cohésion des équipes ou simplement autour d’un lieu.

Mais il faut aussi insister sur les petites idées créatives ; des petites respirations qui viennent ajouter à l’étonnement de chaque participant. Cela peut être une activité décalée comme une leçon de cuisine dans un événement qui est centré autour du sport. Ou vice et versa. Un tour de magie entre 2 exposés sérieux. Le rythme des activités donne aussi de la créativité et de l’engouement !
 

C’est évident, direz-vous ! Mais souvent rien n’est prévu en solution B lorsqu'il y a un événement en extérieur. Même pour une réunion en famille ou entre amis, la fameuse phrase « on s’arrangera bien » ressort ! Or pour un événement pro, ce n’est pas possible. Il faut absolument avoir une solution en intérieur que ce soit pour le même programme ou un programme amoindri.

Un événement « pro » doit être entièrement organisé et prévu. Il faut même dire «chronométré». Un plan d’organisation se fait à la minute près, même si l’on sait bien qu’il sera remis en cause et qu’il faudra jonglé. Mais vous aurez sous les yeux un référent qui vous permettra de vous y retrouver.

Dès les pré-inscriptions, l’organisation doit tout prendre en charge. Il faut pouvoir précéder et anticiper les demandes de chaque participant puis pouvoir y accéder. Cela suppose qu’aucune information ne se perde. Un logiciel qui centralise toute les informations et auquel toute l’équipe organisatrice a accès est à ce titre un atout fondamental. Il permettra de suivre les invitations et les inscriptions depuis le début, suivre la logistique et les transports, répondre aux particularismes de chacun,…

 
Un événement qui se déroule bien est, toujours, un événement qui a été planifié et organisé en amont mais aussi un événement qui a été répété ! C’est plus facile pour une soirée que pour un congrès de plusieurs jours. Pourtant, c’est possible et… nécessaire. Une répétition sur les lieux en minutant tout fera apparaître des manques et des oublis ou des impossibilités. Un mot dans le discours d’accueil qui ne passe pas, les câbles qu manquent, les orateurs qui n’auront pas assez de place, une salle trop grande pour les ateliers (ou trop petite), une circulation des participants qui va se faire difficilement, … Autant de détails qui vont trouver une solution lors de cette répétition

Un événement professionnel est donc simple à organiser. Surtout avec une organisation sans faille. Prévoir, répéter, rester à l’écoute, planifier, toutes ces qualités laissent place alors à la créativité et à la réussite de votre événement. Comme dans tout spectacle, un événement professionnel fait se côtoyer la rationalité de l’organisation et le grain de folie et d’étonnement de la créativité.