Créer un formulaire avancé

Fig.1 Paramétrage général du formulaire
Fig.2 Formulaire une fois préparé dans le backoffice
Fig.3 Formulaire tel qu'il apparaît sur le site
Fig.4 Exemple d'une inscription dans le backoffice
Fig.5 Comment rattacher une inscription à une fiche existante de l'annuaire sans créer de doublon
Fig.6 Liste des inscrits dans le backoffice
Fig.7 Export dans excel

Comprendre

Le formulaire avancé est indépendant de l'agenda : il permet de créer des formulaires d'inscription à des événements mais pas seulement, il peut aussi permettre de faire des sondages/enquêtes. 

Par rapport au formulaire d'inscription, il permet aussi de créer des formulaires plus complexes. On peut y ajouter autant de questions ou de champs que l'on veut. 

Il peut lui aussi être associé à un paiement en ligne et génère donc une entrée dans le module trésorerie. Mais contrairement au formulaire d'inscription, on peut choisir le type de paiement.

Grâce à ce nouveau formulaire, l'administrateur peut relier une inscription à une fiche. Ainsi, cela évite la création de doublons dans l'annuaire.

Créer un formulaire

Pour créer un formulaire, rendez-vous dans l'onglet Formulaires du menu agenda. Cliquez sur nouveau formulaire et donnez-lui un nom. Ce nouveau formulaire se rajoutera à la liste de ceux pré-existants.

Remplir un formulaire / modifier un formulaire

Cliquez dans la liste des formulaires sur le crayon.

Vous pouvez alors soit modifier les paramètres du formulaire en cliquant sur le crayon à droite du titre, soit ajouter ou modifier des questions.

Paramètres du formulaire :

Dans cette partie-là, vous gérez

• le nom, 
• le nombre maximum d'inscrits / répondants, 
• le type d'accès,
• l'état du formulaire (en ligne, hors ligne, terminé ou suspendu),
• les dates de validité du formulaire (par exemple ce peut être un formulaire de satisfaction qui est réédité tous les mois pour voir l'évolution)
• la gestion du paiement en ligne
• la possibilité de profiter du questionnaire pour mettre à jour les données d'une fiche contact,
• l'adresse d'expédition depuis laquelle le mail de confirmation sera envoyée
• les adresses mails des personnes qui seront informés à chaque nouveau inscrit / répondant.
• la page vers laquelle l'utilisateur sera redirigé après avoir rempli le formulaire : cela peut par exemple être une page de remerciement.

Les questions :

Vous pouvez entrer 6 types de questions :

• Texte : note explicative, introduction, conclusion...
• Question texte court : la réponse du répondant est libre mais limitée à un certain nombre de caractère
• Question texte long : la réponse du répondant est libre et non limitée
• Question choix déroulant : le répondant devra choisir sa réponse parmi un menu déroulant
• Question choix unique : plusieurs réponse apparaissent mais seule une est cliquable
• Question choix multiple : plusieurs réponses possibles
• Question date
• Question chiffre 

Choisissez quel type de question vous souhaitez employer. Remplissez ensuite les différents champs : 

• Texte de ce bloc : inscrivez l'intitulé de la question
• Options : inscrivez les réponses possibles (pour chaque nouvelle réponse il faut faire un retour à la ligne. 
• Tarif associé : si vous avez activé le paiement en ligne, à chaque question peut être associé un tarif.
• Options # tarifs : entrez la réponse possible, insérez un # puis la tarif qui est associé. 

NB : Si vous ne remplissez pas la case tarif associé ou ne mettez pas # puis le tarif, alors le tarif est de 0?.

Le format sur le tarif est XX.XX

• Question obligatoire : choisissez si la question devra obligatoirement donner lieu à une réponse ou si elle est optionnelle pour le répondant.
• Les 3 cases "pour le webmaster" permettent de faire appel au CSS pour styliser le formulaire.

Une fois vos questions établies, vous pouvez les déplacer grâce à un simple glisser-déposer.

Voir en ligne le formulaire

Une fois le formulaire créé, il est possible de visualiser le formulaire tel qu'on le verra en ligne.

• Utiliser le bouton  triangle blanc sur fond violet "Voir en ligne"  

Administrer un formulaire

Une fois le formulaire établi, il vous faut l'administrer. Au préalable copiez l'adresse url du formulaire (en cliquant sur le i) dans le tableau affichant les formulaires.

• Si vous souhaitez le rattacher à un événement : 

Dans le texte de votre événement, insérez un lien "Inscrivez-vous" qui renvoi vers le formulaire.

Puis choisissez l'option sans inscription. En effet cet option ne fait appel qu'aux formulaires d'inscription classiques.

• Si vous souhaitez faire un sondage sur le site : 

Faîtes-en une page de votre site web : créer une nouvelle page / lien / adresse url du formulaire. 

Vous pouvez ensuite soit faire un lien depuis la page d'accueil ou toute autre page de votre site. 

• Si vous souhaitez faire un sondage sur votre base de données ou une partie d'entre elle : 

Faîtes un mailing. Choisissez les destinataire et faîtes un lien vers le formulaire. 

Afficher les résultats du formulaire 

Rendez-vous dans l'onglet formulaire et cliquez sur la flèche verte pour afficher le formulaire. 

Dès que vous aurez eu des réponses, à droite du titre du formulaire et du crayon s'affichera le nombres de réponses. 

Cliquez dessus pour accéder à la liste des répondants. 

Si vous cliquez sur un des répondants s'afficheront alors : 

• ses informations
• ses réponses
• un bloc permettant de rattacher ce répondant à une fiche de l'annuaire ou créer une nouvelle fiche
• Nouveauté 2017 : la possibilité de changer un événement lié à une réponse
• Nouveauté 2017 : la gestion de statut d'une réponse

Exporter les résultats d'un formulaire

Rendez-vous dans l'onglet formulaire et cliquez sur la flèche verte pour afficher le formulaire. 

Dès que vous aurez eu des répondants, à droite du titre du formulaire et du crayon s'affichera le nombres de répondants. 

Cliquez dessus pour accéder à la liste des répondants. 

En bas de la page, il y a un bouton exporter. Cliquez dessus pour exporter les réponses au format excel .cvs

Badges

Dans le cas où l'option "Ajout d'un fichier PDF contenant un code barre a été sélectionnée dans la rubrique Mail" il devient possible d'exporter les badges créés.

Le lien pour télécharger le fichier est alors envoyé par mail à l'adresse de connexion.