Supprimer en masse de fiches de l'annuaire

Attention, cette opération est réservée aux utilisateurs expérimentés. La suppression de fiches étant définitive, sans retour en arrière possible, il est conseillé de faire une sauvegarde (un "export") de l'annuaire auparavant.

Lors d'une restructuration importante de l'annuaire, il est quelque fois préférable de "repartir de zéro". Les étapes successives étant : un export dans excel, une suppression de toutes les fiches de l'annuaire, une restructuration des fiches dans excel puis un rechargement dans l'annuaire ("import").

Le principe de l'opération consiste à fusionner - avec suppression - toutes les fiches vers une seule fiche unique qui restera à la fin de l'opération (et que l'on pourra supprimer manuellement ensuite).

ÉTAPE PAR ÉTAPE

Si vous souhaitez, par exemple, effectuer une suppression de fiches sur des fiches récemment importées, vous pouvez les chercher par date de création dans votre annuaire en faisant comme ci-dessous en entrant la date au format jj/mm/aaaa ou mm/aaaa dans la colonne de droite.

Fig. préparation de la liste des contacts à supprimer (exemple avec la date de création)

Une fois la recherche effectuée, créez une liste.

Dans l'encadré Opérations, cochez la case correspondante (toutes les fiches retournées par la recherche OU seulement les fiches cochées) puis créez une nouvelle liste, donnez-lui un nom et cliquez sur le bouton valider.

Téléchargez le document Excel.

Préparez pour cela un fichier excel avec 2 colonnes et sans ligne d'entête : dans la première colonne mettre l'id_aiw de la fiche vers laquelle on fusionne (toutes les lignes de la colonne 1 sont donc identiques) et dans la deuxième colonne toutes les id_aiw des fiches à supprimer. (VOIR FIGURE)

Vous trouverez l'ID_aiw tout en bas de la fiche contact dans l'annuaire (aiw Identifiant : ).

Sauvez ce fichier en format .csv

Attention, ne pas supprimer sa propre fiche !

Le mieux est de faire un essai avec uniquement quelques lignes pour vérifier le fonctionnement.

Une fois ce fichier préparé, allez dans le sous-menu "Fusion" de l'annuaire et chargez ce fichier.

Nota : la suppression des fiches supprime également tous les éléments attachés à ces fiches : les écritures de Trésorerie, les réponses aux formulaires, les actions dans le CRM.....

Dirigez-vous vers le menu Fusion dans l'onglet Annuaire et chargez votre fichier.

Une fois la fusion réalisée, il ne vous restera plus qu'à trouver la fiche restante et à la supprimer.

Si vous ne souhaitez pas effectuer cette démarche, notre équipe peut s'en charger mais cela vous sera facturé.